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【日々の作業が楽になる！クラウドサービス便利帳】

顧客対応にかかる時間の効率化

今回は、お客様や取引先とのメールコミュニケーションを楽に運用できるようになるツールを紹介します。お客様からの問い合わせ用メールアドレスの運用が激変します。
１つのメールアドレスを複数人で共有すると、該当するメールが受信できるパソコンに移動したり、メールアカウントを切り替えたり、面倒なことが多々あると思います。さらに、いつ誰が応対したのかも、追いかけにくくなります。
そこで紹介するのが「Zendesk」というデンマーク発のサービスです。「Zen」は、きれいに整理された机で、落ち着いた状態で仕事ができるようになる、という意味を込めて日本語の禅から採ったそうです。

▽「お客さま対応」を共有する

さて、Zendeskの機能を説明していきましょう。まず、お客様や取引先からの問い合わせメールが来ると、事前に登録された複数の担当者の個人メールアドレスに、同じ内容のメールが転送されます。受け取った担当者がそのメールに返信をすると、お客様、取引先様にはお問い合わせ用のメールアドレスからの返信として送ることができます。メールアカウントを切り替える手間は要りません。これだけでも便利でしょう。
もっと良い機能もあります。このやりとりは、企業ごと、お客様ごとにZendeskに記録されます。したがって、お問い合わせがあった時に、ログインをすると、「同じ会社の他の担当者から過去に同じような質問をされたことはあるのか？」もしくは、「過去に社員が会社もしくは担当者がどのようなやりとりをしていたのか？」を細かく追うことができるようになります。

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