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【日々の作業が楽になる！クラウドサービス便利帳】

業務のマニュアル化（１）４つのメリットを考えよう

今回よりツールの紹介に代わって、業務のマニュアル化について数回に分けて説明します。皆さんは従業員を雇ったり、アルバイトやパートさんを頼んだりした際に、作業のやり方や進め方を教える機会を多く持っているかと思います。
まず、マニュアル化によるメリットを改めて考えてみましょう。普段なんとなく作っているマニュアルは、自分用、社員用、取引先別などさまざまですが、マニュアル化には大きく４つのメリットがあります。

（1）時間が短縮できる

マニュアルを使えば、作業途中で迷いません。ほんのわずかな時間でできそうな事務処理でも、月に１回の作業だとやり方を忘れてしまい、思いのほか時間がかかってしまった……なんてこともなくなります。これは業務時間の短縮になります。
そして、忘れてはいけないのは、教育時間の短縮効果です。新しいスタッフの採用や人事異動の引き継ぎの場面では、教わる側＋教える側で２倍の時間がかかります。マニュアルがあれば、ゼロにはならなくても教える時間がグッと減らせます。

（2）品質が安定する

一つひとつのステップを着実にこなせば、「抜け」や「漏れ」、「バラツキ」を減らせます。後からの手戻り作業は本当に面倒です。その予防にもつながります。

（3）リスクが軽減される

「あの人しか知らない」「あの人しかできない」といった業務は、社内にたくさん潜んでいます。その人が休んだり退職したりすると業務がストップしてしまうという「人依存」のリスクを減らせます。また、組織体制の見直しなども柔軟に行なえるようになります。

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