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【日々の作業が楽になる！クラウドサービス便利帳】

業務のマニュアル化（3）検索性を高めるポイント

▽パッと探してすぐに使いたい

マニュアルが増えてくると「どうやって必要なマニュアルにたどり着けるようにするか？」が、問題になってきます。紙ベースのマニュアルであれば、書棚やファイルに見出しや目次をつけたりすることが多いでしょう。しかし、見出しや目次を更新し続けるのも大変。長続きしません。そして、片っ端から探しているうちに、探すのも面倒になって使わなくなるということにもなりかねません。
パソコンで作った場合でも同様ですね。フォルダでカテゴライズしたり、階層化したりと工夫していることと思いますが、ＩＴ企業のプロでも、いかに見つけやすくするかに、悩まされているそうです。
「マニュアルを読むためのマニュアルが必要な状態でした（笑）。マニュアルがサーバのどこに保存してあるのか、内容が最新であるのか、正しいのか……。マニュアルから解答を見つけるためには、ベテランの“勘”が必要です。増員がなく、長らくチームを率いてきたスタッフと僕の業務負担の増加に繋がる上、もしも双方のどちらかがいなくなってしまった場合、マニュアルの大半が意味を為さなくなってしまう不安も抱いていました」（KDDIウェブコミュニケーションズ・駒井さん）

▽効果的に「検索」するために

いまは、何でもかんでも「ネットで検索」をする時代です。ふと気になったときにスマホからぱっと検索する人も少なくありません。マニュアルもGoogleなどの検索ロジックと同様に、マニュアルも「タイトル」、「説明文」、「タグ」を活用することにより、格段に検索性が上がります。
私はマニュアルの検索性を高めるために、タグを付けるときに以下のことを考慮しています。
（1）作業にかかわる人のプロパティ（役職・部門等）
（2）作業をする際に使う装置や道具
（3）作業をするときのインプットとアウトプット

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