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アルパカファームの経営・労務事件簿

経費精算をデジタル化で効率化

経費精算事務のため残業が増えて千代は愚痴り気味。もっと効率的な事務処理ができないだろうか。
千代 あー、また今日も残業です。繁忙期で明日の朝も早いのに、事務処理が全然終わりません。
藤田 千代ちゃんは月末になるといつも残業日が多くなるよね。そんなに経費の計算って大変なの?
千代 作業自体も煩雑なんですが、みんな繁忙期になると余裕がないので後回しにして、なかなか領収書を渡してくれなくて。そのツケが私に回ってくる。山田くんがあまりにも遅いので説教しちゃいました。
藤田 やっぱりルールとして守らせるしかないな。千代ちゃんには悪いけど、税理士さんからも口酸っぱく言われているからね。
千代 そもそも、みんな紙で出してきて、その情報も紙で管理しているからいけないんです。領収書は集めるにしても、先に金額をデータで送ってもらうとか、方法を変えないとダメですね。Excelのシートにまとめるくらいならそんなに手間ではないし、最低限のリテラシーでできると思いますし。あるいはGoogleのスプレッドシートなら、みんなで編集権限を持つことができます。
藤田 たしかに、その通りだね。改善していこう。作業日誌もスマホで記入できるようにしたいよね。
千代 何年か前にスマホに移行しようとしましたけど、定着しませんでしたね。あのときはスマホじゃない人も何人かいましたし、平均年齢が今よりも10歳以上高かった。あのころとは状況が違うと思います。もう一度チャレンジしましょう。
藤田 そう、経費にしろ日誌にしろ、確認したいときにその場ですぐに確認できる状態であるべきだよね。
千代 それがクラウドの良さです。紙で管理したり、それぞれが別々のファイルで管理していると、いちいち取りに行ったり、送らなきゃいけないので、結局アナログな要素が多くなります。そういう時間を減らせば、私の残業もなくなると思います。

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