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アルパカファームの経営・労務事件簿

経費精算をデジタル化で効率化


そのほか、高速道路のETCカードと連動、鉄道利用の場合にはSuicaやPASMOと連携して乗車履歴をスマホで取得、いずれも経費データとして登録できます。
■経理
●申請がクラウド上に上がってくるため、紙資料がなくなり保管スペースが不要になる。
●外部との連携データ(交通系など)であるため金額が正確であることから、Excel上のミス(桁間違い、計算式のミスなど)がなくなり、不正もなくなるため、確認のための作業時間が大幅に減る。
●領収書やレシートがクラウド上に画像データ化されて各明細に紐付いていることから、画面上で容易に確認できるため紙資料の見返しが不要になる。
●不備があった場合もクラウド上でコメントを付したうえで差し戻すことができるため確認作業が楽になる(申請者側も差し戻された情報はクラウド上で確認・回答をすることができる)。
■承認者
●クラウド上での承認作業であるため、自宅など場所にとらわれず行なうことができる(わざわざ出社しなく済む)。
●紙への押印作業が不要になる。
●差し戻しが楽になる。
このように三者の「大変」が解消され、まさに「三方よしのシステム」なのです。
仮に従業員10名の組織を想定した場合、クラウド導入前に比べて全従業員の年間作業時間が87時間削減でき、これをコスト換算すると年間11.3万円削減できるという試算があります(マネーフォワード社調べ)。
この試算は、ただ「楽になった」「コストが浮いた」というだけではありません。浮いた時間とコストを将来の売上に直結するような行動に投資することができるという大きな効果を得ることを意味します。すると、組織の業績が改善する可能性が非常に高まると言えるでしょう。

会計や給与計算とも連動した便利な経費精算システム

数多くの経費精算システムのなかで、例えばマネーフォワード社の『マネーフォワードクラウド経費』やfreee(株)の『会計freee』は非常に便利なツールです。他社ソフトの機能とさほど大きな違いはないかもしれませんが、経費精算業務周りの会計業務や給与計算業務との連携の良さに特徴があります。
『マネーフォワードクラウド経費』は『マネーフォワードクラウド給与』『マネーフォワードクラウド会計』とそれぞれAPI連携しているため、ボタン一つで情報を連携させることができます。つまり、申請した経費精算のデータが確定すると、そのデータを給与ソフトに反映させることができ、さらに、その給与情報を会計ソフトに自動で登録することができます。

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